Het aantal webwinkels is de afgelopen jaren sterk toegenomen. Dat zal vrijwel niemand ontgaan zijn. Al sinds 2015 overstijgt het aantal webshops zelfs het aantal fysieke winkels. Hoeveel het overgrote gedeelte van de online verkopen via e-commercereuzen als Bol.com, Coolblue en Zalando gaat, zijn er meer en meer kleine bedrijven en particulieren die een online winkel beginnen. Naast grote all-round webshops, zijn er steeds meer ondernemers die een webshop in een niche beginnen. De verkoop van producten en toebehoren voor de transportsector staat nog relatief in de kinderschoenen.
Hier komt meer bij kijken dan veel startende ondernemers beseffen. De startende webwinkelier dient goed op de hoogte zijn van de juridische ins en outs. Hieronder volgt een overzicht van enkele belangrijke juridische aandachtspunten voor het starten van een webshop.
Kamer van Koophandel inschrijving
Schrijf uw bedrijf in ieder geval in in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Via de KvK worden ook direct uw gegevens doorgegeven aan de Belastingdienst, waardoor u ook direct ondernemer voor de btw kan worden. Voor starters kunt u dan in veel gevallen aanspraak maken op de Kleineondernemersregeling, startersaftrek en andere belastingvoordelen. De tarieven voor inschrijving in het handelsregister zijn 50 euro. Een bv richt je al op vanaf enkele honderden euro’s.
De juiste rechtsvorm
Voor een webshop is nog van belang als welke rechtsvorm u uw onderneming inschrijft in het handelsregister. Voor kleine bedrijven en een eenmanszaak of een vof voor meerdere vennoten vrij gebruikelijk. Een bv is natuurlijk ook mogelijk. De verschillen zitten onder andere in de aansprakelijkheid. Bij het verkopen van een gebruiksproduct voor consumenten dient u hier extra goed bij stil te staan. Laat u hierover vrijblijvend adviseren. Lees hier meer tips voor het beginnen van een transportbedrijf.
Productnaam/bedrijfsnaam vastleggen
De bedrijfsnaam die u kiest en die u ook daadwerkelijk gebruikt om het bedrijf aan te duiden, wordt ook wel handelsnaam genoemd. Als uw bedrijf in het handelsregister is ingeschreven onder een bepaalde naam, maar u voert in de praktijk een andere naam, dan is deze laatste bedrijfsnaam officieel uw handelsnaam. Deze is pas beschermd op het moment dat u deze daadwerkelijk gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld door aanduiding op de website zijn (het logo/bedrijfsnaam bovenaan), de naam wordt gehanteerd op briefpapier, facturen etc.
- Kies een pakkende bedrijfsnaam. (Niet-juridische tip: kies een bedrijfsnaam die of heel duidelijk zegt wat uw webshop doet (denk aan trailer-onderdelen.nl of een meer catchy naam (denk aan Bol of Coolblue).
- Check of de bedrijfsnaam die u wilt voeren niet al is vastgelegd door een ander. Raadpleeg hiervoor o.a. het Handelsregister (zoek naar uw handelsnaam en gelijkwaardige handelsnamen). Het mag ook niet lijken op een bestaande merknaam. Bedenk vooraf of het merk/bedrijf waar uw bedrijfsnaam op lijkt blij zal zijn met uw gekozen naam. Het is meestal raadzaam uzelf in deze fase een juridisch conflict te besparen.
- Een bedrijfsnaam mag beschrijvend zijn. Denk aan een webshop die zichzelf ‘De goedkoopste wasmachines’ noemt. Als u een dergelijke naam kiest, houdt er dan rekening mee dat het lastiger wordt u te verzetten tegen iemand die vervolgens ‘De voordeligste wasmachines’ begint. In beginsel moet een handelsnaam die online wordt gebruikt wel vrij uniek zijn. Uw markt is hoogstwaarschijnlijk heel Nederland, dus u dient in beginsel rekening te houden met iedere in Nederland opererende webshop onder een soortgelijke naam.
- Uw bedrijfsnaam mag geen verkeerde stand van zaken weergeven. Bepaalde titels zijn beschermd. Gebruik bijvoorbeeld niet het woord accountant, advocaat of architect in uw bedrijfsnaam als u dat niet echt bent. Doe uzelf ook niet groter voor dan u bent.
- Bent u in twijfel of uw bedrijfsnaam teveel lijkt op een al bestaande merk- of bedrijfsnaam? Benader dan eerst dit bedrijf en vraag naar hun mening.
- Check tenslotte nog of de gekozen bedrijfsnaam al als merk of domeinnaam is vastgelegd. Met name bij buitenlandse bedrijven kan dit nog weleens problemen opleveren. Als het bedrijf onder de handelsnaam alleen buiten Nederland actief is en hier niet of nauwelijks naamsbekendheid geniet, zal er meestal niets aan de hand zijn. Een zoekopdracht op Google kan uitsluitsel opleveren. Ook kunt u in het Benelux Merkenregister online checken of de handelsnaam is gedeponeerd. Als u een product wilt gaan aanbieden onder een bepaalde merknaam is datzelfde register handig om te raadplegen of er al een product met een soortgelijke naam bestaat.
Algemene voorwaarden webshop
De kleine lettertjes die vrijwel niemand ooit zal lezen zijn toch erg belangrijk. U bent overigens niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen. U kunt altijd terugvallen op de Nederlandse wet.
In de praktijk worden algemene voorwaarden veel gebruikt, zeker voor webshops. Niet alleen wilt u zelf dingen regelen over de overeenkomst. Het komt richting de consument ook een stuk betrouwbaarder over als u over algemene voorwaarden beschikt. In de algemene voorwaarden staan allerlei bepalingen rondom de overeenkomst die tussen u en uw klant is gesloten. Algemene voorwaarden beschrijven dus niet de kern van de overeenkomst (A verkoopt product B aan klant C), maar juist randzaken zoals termijnen, levering, garantie etc. Voor een webshop is het extra belangrijk deze voorwaarden goed vast te stellen. Het face-to-face contact ontbreekt bij het runnen van een webwinkel en er is vaak een groot aantal afnemers en transacties, waardoor slecht opgestelde voorwaarden tot veel problemen kunnen leiden.
Elementen algemene voorwaarden webshop
De volgende elementen raden wij aan in de algemene voorwaarden van de webshop te verwerken:
- Definities – Algemene voorwaarden bestaan vaak uit grote lappen tekst. Het is aan te raden duidelijke en consequent definities te gebruiken. De definitie ‘Klant’ of ‘Gebruiker’ moet dan alleen in de juiste context worden gebruikt en niet door elkaar of afwisselend.
- Identiteit ondernemer – Algemene bedrijfsgegevens van uw webshop zoals KvK-gegevens, BTW-(identificatie)nummer, contactgegevens etc.
- Toepasselijkheid – Wanneer zijn deze algemene voorwaarden van toepassing. Bijvoorbeeld op het volledige aanbod van de verkoper en iedere koop tussen klant en uw webshop. Een beetje een open deur, maar wel belangrijk.
- Totstandkoming overeenkomst – Op welke wijze dit gebeurt. Meestal door aanvaarding van de consument van het aanbod (met inachtneming voorwaarden).
- Herroepingsrecht – Bepalingen over bedenktijd, ontbinding verkoop, uitsluitingsgronden, consument moet zorg dragen voor product tijdens bedenktijd, wie de kosten draagt voor terugzending etc.
- Levering – Op welke manier er wordt geleverd. Hoe het werkt met leveringskosten. Dit geldt zowel voor producten als diensten. Dus ook als u bijvoorbeeld abonnementen op een online service aan de man brengt. Dan beschrijft u hier o.a. wat de looptijd van een abonnement is.
- Betaling – Een belangrijke bepaling. De betalingstermijn, voorwaarden voor vooruitbetaling, voorwaarden voor prijswijzigingen, gevolgen van wanbetaling, eventueel een kredietwaardigheidcheck van de klant.
- Nakoming overeenkomst – Ondernemer houdt zich eraan dat de geleverde producten of diensten voldoen aan wat is afgesproken in de overeenkomst.
- Duur en beëindiging overeenkomst – beschrijving beëindiging, zowel bij overeenkomsten van bepaalde als onbepaalde tijd. Ook de duur van de overeenkomst en eventuele verlenging.
- Klacht- en geschillenregeling – Er moet een voldoende duidelijke mogelijkheid tot klachtafhandeling op de webshop staan. Klachten over product of dienst moeten binnen X termijn worden aangemerkt bij de ondernemer.
- Geschillen & toepasselijk recht – Welke rechter/instantie een geschil behandelt over de overeenkomst.
Ter inspiratie is het de moeite waard om te kijken naar de voorwaarden van grote webshops zoals Bol. De voorwaarden die Bol.com hanteert zijn opgesteld door de Nederlandse Thuiswinkel Organisatie, tot stand gekomen in overleg met de Consumentenbond in het kader van de Coördinatiegroep Zelfreguleringsoverleg (CZ) van de Sociaal-Economische Raad.
Onredelijk bezwarende algemene voorwaarden
De consument in Nederland wordt zeer goed beschermd. Dit geldt des te meer voor online transacties. Zo is de bedenktijd voor een ‘koop op afstand’ in de meeste gevallen 14 dagen. Niet alles wat u dus in de voorwaarden zet wordt zonder meer toegelaten. Kleine bedrijven en consumenten kunnen onredelijk bezwarende voorwaarden, die al te duidelijk in het voordeel van de winkelier zijn, ongeldig laten verklaren. Voorkom conflict en zorg dus dat uw voorwaarden deze grens niet overschrijden.
Voldoet uw webshop aan de informatieplicht?
U moet als ondernemer bepaalde informatie op de website tonen. Duidelijk zichtbaar voor de bezoeker.
- De identiteit van de webwinkel. Bedrijfsnaam waarmee u bent ingeschreven bij de KvK. Ook als uw handelsnaam een andere is dan de ingeschreven naam, vermeldt u hier uw in het handelsregister ingeschreven bedrijfsnaam.
- Een fysiek adres van waaruit de economische activiteiten worden ondernomen. U moet op uw website in ieder geval het adres vermelden waar consumenten naartoe kunnen als ze klachten hebben. Dat moet een bezoekadres zijn en dus niet een postbus. Het idee is dat de klagende klant ergens heen moet kunnen om de verkoper daadwerkelijk in persoon te kunnen aanspreken.
- Contactgegevens. In ieder geval moet er een e-mailadres vermeld worden. Daarnaast moet er nog minimaal een contactmethode worden aangeboden. Meest voor de hand liggend is een telefoonnummer. Als u beperkt bereikbaar bent is het handig dat bij uw telefoonnummer te vermelden, om teleurstelling te voorkomen.
- KvK-nummer en BTW-identificatienummer.
- De informatie moet op de gehele website gemakkelijk te benaderen te zijn. Het aanwezig zijn van de gegevens ‘ergens op de website’ is dus onvoldoende. Veel webwinkeliers onderschatten hoe weinig betrouwbaar een webshop zonder dergelijke gegevens eruit ziet.
Uw webshop & e-mailmarketing
Een van de populairste manieren om een webshop ‘aan de man te brengen’ is door middel van e-mailmarketing. De Autoriteit Consument & Markt (ACM) handhaaft hierop:
In artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet staat dat u een e-mailadres alleen voor e-mailmarketing mag gebruiken als u van de gebruiker van het e-mailadres hiervoor voorafgaande toestemming hebt gekregen. Deze toestemming moet u zelf krijgen van de abonnee. In sommige gevallen kunt u deze toestemming in uw opdracht laten verkrijgen door een andere partij. Maar u mag niet zomaar een groot e-mailadressenbestand inkopen, en deze allemaal een reclame e-mail sturen.
In de wet staat ook dat u aan moet kunnen tonen dat u over voorafgaande toestemming beschikt. U moet de voorafgaande toestemming dus zo registreren dat een toezichthouder dit later altijd kan controleren. Krijgt u een controle? Dan is het belangrijk dat u ook kunt aantonen waar de gebruiker precies voorafgaande toestemming voor heeft gegeven. Ook moet u de abonnee altijd een mogelijkheid bieden om zich weer uit te schrijven.
Hoe doet u het goed?
Voordat u ongevraagde berichten mag versturen moet de ontvanger u een vrije, specifieke en op informatie berustende toestemming geven. Dat betekent:
- dat de ontvanger zelf kenbaar heeft gemaakt dat hij berichten wil ontvangen
- dat de toestemming ziet op bepaalde berichten
- dat de ontvanger zo goed mogelijk is geïnformeerd over wat voor soort berichten hij kan verwachten.
Toegegeven, de ACM zal niet heel snel voor de deur staan. Toch is het raadzaam hier echt voorzichtig mee om te gaan. De boetes zijn niet gering. Een affiliate-netwerk kreeg bijvoorbeeld een boete van bijna 8 ton opgelegd.
Voldoet uw webshop aan de cookiewet?
Uw webshop dient te voldoen aan de zogenaamde cookiewet. De cookiewet is een wijziging van de Telecommunicatiewet, vastgelegd in artikel 11.7a:
1. Onverminderd de Wet bescherming persoonsgegevens is het via een elektronisch communicatienetwerk opslaan van of toegang verkrijgen tot informatie in de randapparatuur van een gebruiker, alleen toegestaan op voorwaarde dat de betrokken gebruiker:
a. is voorzien van duidelijke en volledige informatie overeenkomstig de Wet bescherming persoonsgegevens , in ieder geval over de doeleinden waarvoor deze informatie wordt gebruikt, en
b. daarvoor toestemming heeft verleend.
Deze wetswijziging is dus de reden dat die hoogst irritante cookiemeldingen van websites verschijnen.
U dient niet alleen een cookiemelding te tonen bij cookies maar ook bij vergelijkbare zaken zoals Flash cookies, Javascripts of HTML5-local storage.
Cookies zijn onder te verdelen in analytische, functionele en trackingcookies.
Analytisch en/of functionele cookies zijn overigens uitgezonderd van de bovenstaande regeling. Analytische cookies meten kwaliteit en effectiviteit van een website. Denk hierbij aan Google Analytics waarmee u het (geanonimiseerde) gedrag van uw webshopbezoekers kunt analyseren om de webshop te verbeteren. Sinds de versoepeling van de cookiewet in 2015 hoeven voor analytische cookies in de meeste gevallen geen toestemmingsvereiste meer te worden getoond (behalve als deze worden gebruikt voor andere doeleinden dan effectiviteit of kwaliteit van de webshop).
Let op! De ACM meldt:
een analytische cookie geplaatst voor uw websitestatistieken valt nog niet onder deze uitzondering. Analytische cookies geven inzicht in de kwaliteit of de effectiviteit van uw website door kliks te registreren en te analyseren. Met die informatie kunt u uw website verbeteren. Op dit moment behandelt de Eerste Kamer een wetsvoorstel dat een nieuwe uitzondering introduceert voor analytische cookies die geen of weinig inbreuk maken op de privacy van bezoekers van websites. ACM zal in afwachting van de behandeling van dit voorstel niet actief handhaven op dit type analytische cookies.
Functionele cookies zijn cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website. Bijvoorbeeld een die wordt gebruikt bij het afrekenen of inloggen.
Gebruikt u wel trackingcookies? Veel webshopsystemen hebben vrij gemakkelijk in te stellen oplossingen waarmee u aan de cookiewet voldoet. Voor een WordPress website zijn er diverse plugins waarmee u een cookiemelding laat verschijnen.
Ook als u niet verplicht bent een cookiemelding of popup te laten verschijnen, dient u wel een privacy- of cookiereglement duidelijk op de webshop aan te bieden waarin u de gebruiker informeert over alle type cookies die worden verzameld en waarvoor.
Preventieve maatregelen & vertrouwen
Het juridische aspect van de webshop heeft een preventief karakter. De algemene voorwaarden zult u bij de eerste 10, 100 of 1000 aankopen misschien helemaal niet hoeven inroepen. Toch zal u vroeg of laat onenigheid krijgen met een klant, wanneer u hier niet goed over nagedacht heeft. Bijvoorbeeld over de levering, retournering of betaling. Dan wilt u erop kunnen vertrouwen dat u juridisch stevig staat. Duidelijke informatievoorziening zoals de verplichte vermelding van uw bedrijfsgegevens op de website zorgt er voor dat uw klant met vertrouwen een product bij u afrekent.