Een transportbedrijf beginnen – Waar moet je op letten?

Als je andermans spullen tegen vergoeding wilt vervoeren moet je een echt bedrijf zijn. Dat betekent dat je een inschrijving bij de kamer van koophandel (KvK) nodig hebt. Zij verstrekken je een KvK-nummer, waarna je een officieel bedrijf bent. Met het KvK-nummer kun je bij iedere bank in Nederland een bankrekening openen voor je bedrijf. Om succesvol facturen naar klant te kunnen sturen heb je overigens nog een BTW-nummer nodig. Dit ontvang je automatisch van de Belastingdienst, ongeveer 5 werkdagen na inschrijving bij de KvK. Dit nummer vermeldt je vervolgens op al je facturen.
Je kunt verder kiezen voor een eenmanszaak, een vof (als je het samen met een of meerdere partners begint) of een BV. Het voordeel van de eenmanszaak is dat je door diverse belastingvoordelen relatief weinig belasting betaalt als je bedrijf relatief klein is. Als je bedrijf groeit en een goede winst maakt is het in veel gevallen fiscaal aantrekkelijk om een BV op te richten. Een bijkomend voordeel is dat je in de BV persoonlijk veel minder risico loopt, bijvoorbeeld wanneer je bedrijf failliet gaat. In de eenmanszaak of vof ben je persoonlijk als het ware één met je bedrijf. Hierdoor ben je ook privé aansprakelijk voor schulden van je bedrijf. Als je een bedrijf begint met een of meerdere compagnons kies je voor de vof of de BV.
Kortom: schat dus realistisch hoe winstgevend je nieuwe transportbedrijf in de komende jaren gaat worden en kijk goed naar je risicoprofiel voordat je hierover een keuze maakt.

Deze stap kun je prima uitvoeren terwijl je de volgende stappen alvast onderneemt. Het is van belang om vanaf dag één je administratie op orde te hebben. Dan gaan je belastingaangiftes ook een stuk gemakkelijker. Bij een kleine eenmanszaak of vof kun je je administratie zelf doen, maar je kunt er ook voor kiezen om je echt op je business te richten en niet met de administratieve rompslomp bezig te hoeven zijn. Als je hebt gekozen voor een BV zul je je administratie en belastingaangifte uitbesteden.
Zorg ervoor dat je gemakkelijk facturen kunt versturen met een online factureringsprogramma. Bij voorkeur gebruik je een programma waarbij je ook vanaf je mobiele telefoon kunt factureren. Zeker als je alleen werkt en de hele dag onderweg bent, is het handiger om je facturen direct te kunnen verzenden. Verder zijn er tegenwoordig diverse aanbieders van mobiele betalingsapparatuur. Dan kan een klant ter plekke bij ophalen of aflevering zijn factuur voldoen. Een klant het bedrag natuurlijk ook overmaken of gebruikmaken van een service zoals Tikkie Zakelijk.

Als je geïnteresseerd bent in het vinden van een goed administratiekantoor, dan voorzien we je graag van advies.

Welk type klanten je gaat aanspreken hangt er vanaf wat jouw transportbedrijf kan en mag vervoeren. Het kan verstandig zijn om een bepaalde niche te kiezen waarin je je gaat specialiseren. Denk hierbij niet alleen aan wat je zelf interessant vindt, maar onderzoek goed hoe de markt, de marges en de concurrentie eruit zien. Als een bepaalde deelmarkt gedomineerd wordt door grote transportbedrijven zoals DHL, is daarmee de concurrentie aangaan vaak wat lastig. Een duidelijke niche kiezen is dan in veel gevallen aantrekkelijker. Denk bijvoorbeeld aan het vervoer van boten, of koel- en vriestransport of zelfs het vervoer van dieren. Ook belangrijk is of je voor particulieren wilt rijden of juist liever een paar grotere zakelijke opdrachtgevers hebt. De meeste opdrachtgevers van boottransporten zijn particulieren, terwijl je als koerier vaker voor een ander bedrijf werkt.

Mogelijk heeft u al een of meerdere voertuigen ter beschikking. Zo niet, dan zult u deze moeten kopen, huren of leasen. Hiervoor is eventueel financiering nodig. Deze financiering kunt u zelf regelen in uw eigen netwerk, maar gebruikelijker is om dit via een bank of andere kredietinstelling te regelen. U kunt ons altijd benaderen als u hier meer informatie over wilt.

Als vervoerder ben je in veel gevallen aansprakelijk voor eventuele schade aan spullen van je klanten die je vervoert. Zorg daarom voor een degelijke vervoerdersaansprakelijkheidsverzekering. In veel gevallen is jouw aansprakelijkheid als chauffeur beperkt tot €3,40 per kg vervoerde lading. Dit kan in de praktijk nog steeds betekenen dat je een forse claim krijgt. De vervoerdersaansprakelijkheidsverzekering vangt dat risico op. Het is voor een klant overigens ook fijn om te weten dat ze bij schade gewoon netjes en snel hun schade vergoed zullen zien. Dit is dus ook een onderdeel van de reputatie van je bedrijf.

Om je rechten en die van je klant goed te beschermen gebruik je bij voorkeur de Algemene Vervoerscondities 2002 (AVC) voor binnenlands wegtransport. Als je ook over de grens gaat kun je het beste de CMR voorwaarden gebruiken. Deze voorwaarden zijn kosteloos te gebruiken en te downloaden van de website van SVA. In deze voorwaarden staat heel duidelijk uitgelegd waar klant en bedrijf rekening mee moeten houden, wat er gebeurt wanneer er iets misgaat etc. Dit is niet alleen heel handig, maar geeft ook vertrouwen en zekerheid aan iedere klant waar je mee werkt.

Als je geen vergunningen hebt mag je tegen betaling andermans spullen vervoeren met een voertuig met laadvermogen tot 500 kg. Dat betekent in de praktijk dat je je gaat richten op kleinere koeriersdiensten.
Met een bestelbus of vrachtwagen ga je al over die limiet heen en heb je een zogenaamde Eurovergunning nodig. Deze wordt uitgegeven door het NIWO. Om deze te verkrijgen die je aan een aantal voorwaarden te voldoen. Als je internationaal gaat vervoeren heb je meestal een aanvulling op deze Eurovergunning nodig, de CEMT. Vervolgens zijn er diverse sectorspecifieke vergunningen, zoals de VIHB-vergunning voor het vervoer van gevaarlijke stoffen.
Lees het complete overzicht op onze pagina over vergunningen.

Heb je hulp nodig met het regelen van een Eurovergunning? Stuur ons een mail op info@transportscanner.nl.

Nu je alle administratieve zaken goed op orde hebt komt de belangrijkste klus: vind de juiste klanten en opdrachten voor je nieuwe transportbedrijf. Opdrachtgevers kunnen zowel bedrijven als particulieren zijn. Hoe je de juiste klanten vindt hangt af van je niche, wat je bedrijf aankan, maar vooral hoe goed je jezelf op de kaart zet. Hieronder een aantal tips:
– Zorg voor een heldere website. Aanvullend kies je één tot twee social media kanalen. Focus je op het regelmatig plaatsen van relevante content, opvallende opdrachten en uitstekende klantreviews. Gebruik Google My Business om je bedrijf duidelijk op Google aan te prijzen en klanten daar reviews te laten plaatsen.
– Maak een e-mailadres aan met je eigen domein. Vermijd persoonlijke domeinen, zoals gmail, yahoo en hotmail.
– Vermeldt duidelijke tarieven en voorwaarden op je website en geef de mogelijkheid om een offerte aan te vragen. Plaats ook altijd de AVC (en CMR) voorwaarden op je site en daarnaar in je communicatie met de klant.
– Laat je bedrijf verschijnen waar klanten op zoek zijn naar een vervoerder. Misschien is dat in jouw geval een online marktplaats, maar het kan ook de lokale sportclub, jachthaven of tuincentrum zijn. Vermeld je bedrijf ook vrijblijvend op Transportscanner. Op je eigen bedrijfspagina kun je al je specialiteiten toelichten. Zoek ook in de geplaatste transporten en kom direct in contact met klanten.